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湖南大学档案与校史馆简介

 

 湖南大学档案与校史馆现位于校图书馆九楼。一直以来,学校都非常重视档案工作。1983年,在校办的文书档案科与科技处的科技档案的基础上,合并成立了综合档案科。1995年改制为综合档案室。1996年晋升为科技事业单位档案目标管理国家二级单位。2000年4月,在湖大和财院合并之时,成立了湖南大学档案馆,2002年5月,湖南省计算机专科学校并入湖南大学,档案馆全面接管和集中了其综合档案,2011年11月档案馆更名为档案与校史馆。
       湖南大学档案与校史馆现为副处级单位,挂靠校办公室。档案馆与校史馆现有在编人员8人,设正、副馆长3人。其中硕士学位的4人,高级技术职称3人,中级职称5人。全馆总建筑面积约1080多平方米,库房建筑面积约680平方米。馆内配置了计算机(12台)、新型档案柜(131组)、空调(13台)、复印机(2台)、扫描仪(1台)等设备
       湖南大学档案馆与校史馆切实履行国家和湖南省颁布的档案工作法律法规,在全校建立了较为完备的档案工作网络和专兼职档案队伍,大力推行部门立卷制度,制定并修订了一系列适合我校实情的规章制度,如:《湖南大学档案管理办法》(湖大行字[2009]65号)、《湖南大学各类文件材料归档范围和保管期限规定》、《湖南大学各单位文件材料归档范围和保管期限规定》《湖南大学文件材料立卷归档工作规范》等。
       湖南大学办学历史悠久,学校档案馆藏较为丰富。档案资料分解放前和解放后两大部分。由于历史和管理方面的原因,解放前的档案已移交给湖南省档案馆(共有档案313卷册,档案起止时间为1917—1949年。其内容涉及行政管理,各党派活动,抗日战争和解放战争期间的学生运动,教职工名册,学生名册,教师聘任、免职、升、降职、出入等情况材料,毕业生名册,学生成绩表,有关出版物等)。从岳麓书院创建到湖南大学定名这一相当长的历史时期,保存的档案材料很多为实物档案,表现为文物的形态,存放在岳麓书院。目前我校档案馆保存着自1950年以来,学校所形成产生的各类档案,馆藏档案分为湖南大学、湖南财经学院、湖南计算机高等专科学校三个全宗。几十年间档案分类办法几经改变。湖南大学1988年前的档案主要分为文书和科技档案两大块,1988年后的按照教育部档案分类法分类。原湖南财经学院1979年前档案主要是党政文书档案、教学档案、基建档案等。1979年后的档案经重新整理,档案门类比较齐全,有党群、行政、教学、科研、基建、财务、外事、出版、音像和实物档案等类。原湖南计算机高等专科学校的档案分为党政文书、教学、科研、基建、财务等五类档案。截止2011年底,全校共有各类纸质档案122548卷册和81917件张,纸质照片档案78780张。档案排架长度约2850米。同时还有一定数量的电子档案(200多张光盘)。
       湖南大学档案与校史馆非常注重档案的收集整理工作,努力确保各类文件材料收集归档完整、齐全、真实、系统、规范和入库档案的质量。同时,非常注重档案开发利用,全馆人员以“利用为本,服务至上”为理念,创新服务,规范管理,通过多种方式,如网站、网络及其他通信设备等大大拓展了服务范围。近几年来,接待的人数逐年递增,每年已超过8000人次,利用档案案卷超过10000卷。另外,档案馆还积极进行档案资料的深层开发,主编出版了《走进千年学府》、《高继青》、《湖南大学教授名录》;组织完成了改革开放以来校史(1976-2000部分)的编写、以及《湖南大学校史》的正式公开出版发行,公开发行的出版物达130万字;档案编研有起色,近年来编印的资料有《湖南大学大事记》(1976-2000年)、《湖南大学档案馆指南》、《湖南大学组织沿革》、《湖南大学基本数据汇编》、《湖南大学获奖科研成果选编》、《湖南大学教学档案信息汇编》、《同舟共济-湖南大学统战工作史》等。
       湖南大学档案与校史馆非常注重档案的信息化建设。档案编目、登记、统计等全面实现了计算机管理。馆藏档案已基本实现了案卷的目录级管理,机读案卷目录近8万多条,机读文件目录近50万条,基本上实现了计算机检索;2002年开通了档案馆门户网站后不断完善和充实网站内容,基本上实现了档案信息上网及动态查询的功能。

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     

                                                                                                                                                                                                                                                                                                    






 

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