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关于2018年普教本科毕(结)业生成绩归档的通知

 

各学院:

    为了做好2018年普教本科毕业生成绩材料归档工作,确保学籍材料完整、准确、规范、及时归档,现将有关事项通知如下:

    一、归档内容

    1、2018年应届毕(结)业本科生成绩档案表、辅修成绩表。根据学生要求,请将主修、辅修成绩表分开打印,不要合并打印。

    2、2018年返校补考或重修的往届毕(结)业生的成绩档案表。

    二、归档要求

    1、学生成绩表的总的要求

    (1)纸张质地优良,打印字迹清晰,禁止使用字迹易褪色掉炭粉的劣质硒鼓打印。

    (2)必须加盖学院行政公章和教学秘书私章,所盖印章规范、清晰。

    (3)成绩表中学生基本情况和成绩必须准确、完整、规范。特别注意几点:①学生中姓名太长(大约超过7个汉字)在教务系统中不能打印完整的,应通过手写补充完整,并在附近加盖私章。②学生的毕业论文题目是否已录入、入学时间和毕业时间是否准确。③每个学生的成绩表尽可能打成一页。

    不符合质量要求的成绩单将退回重制。

    2、2018届毕(结)业本科生成绩档案表

    (1)请在2018年最后一批普教本科毕业审批结束,教务系统相关数据处理完成后(一般是每年10月底)打印。

    提前打印的,必须在移交前替换打印后获得学历学位证的2018届学生成绩。

    (2)应届生成绩档案表以班级为单位组卷。每班成绩表按学号顺序排列并自动生成页码,每班的页号都从1开始。

    (3)必须采取措施保证每个班成绩的完整性,不能漏交一个学生成绩。

     每班成绩表:(a)包括正常毕(结)业生,(b)还应包括曾在本班学习过的提前毕业、退学、转学、出国、死亡、交流或借读生(无学籍)等学生的成绩,(c)但不包括留级或者延长学籍、转至本校其他班级学生的成绩。

    (d)土木工程学院、材料科学与工程学院等有大类招生、入校2年后再选专业学生的学院,应将选专业前已退学、转学、出国、死亡、交流生(无学籍)等无毕业班级学生的成绩单独组卷归档。

    各学院要特别注意将(b)(d)两类特殊情况学生成绩表收集归档工作。毕业学生返校到档案馆查没有成绩的一般出现在这两类。

    (4)按班级打印每个班学生完整名单并盖章,附在每班成绩前面,便于档案馆工作人员核实。

    班级名单按学号排序,应包含序号、学号、姓名、身份证号或留学生护照号、备注等。在“备注”中说明无成绩的原因、学籍异动情况等。

    班级完整名单组成可参考(3)中说明,可包括3(c)中学生但要在备注中说明。

    3、2018届毕(结)业本科生辅修成绩表

    如果应届毕业生辅修第二专业,只要有及格辅修课程的,由学生所在学院打印该生的辅修成绩表。

    辅修成绩表按班级、学号排列,不要打印页号。

    4、往届生2018年中返校补考或重修通过的成绩表

    原则上2018年往届生2018年中返校补考或重修通过的学生成绩都要打印,可参考2018年普教本科毕业审批名册(按往年惯例推断应在第1、3、4批)中各学院往届生名单。

往届生成绩单按毕业年度、班级、学号排列,不要打印页号。

5、归档成绩打印注意事项

请使用新版教务系统的学生成绩档案表(中文-主)-档案馆、学生成绩档案表(中文-辅)-档案馆这两个模板打印归档成绩。

    三、归档时间

    2018年11月21日至12月7日(本年最后一批毕业审批处理完成后的一个月)

 学生成绩档案经常有收集不完整的情况,经常有毕业学生在档案馆中找到不自己的成绩,或者毕(结)业后补考(重修)成绩没能及时更新。请各学院高度重视毕业生成绩档案的归档工作,认真做好上述归档材料的收集、整理工作,及时移交学校档案馆。

 学生成绩归档过程中如有问题,请与档案与校史馆袁老师(负责纸质档案归档)、李老师(负责电子档案归档)联系,联系电话88821537。

     特此通知。

                                      

                                                                                                                            档案与校史馆

                                                                                                                            2018年11月21日

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