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关于2018年毕业生照片归档的通知

 

各学院:

    为了做好2018年毕业生照片归档工作,现将有关事项通知如下:

 一、归档范围

 1、2018届毕业生以院(系)、专业、班级为单位的毕业合影。原则上普教本科必须有班级为单位的毕业合影。

 2、2018届毕业生个人照片(2寸)。

 纸质照片和相应的电子照片都要求归档,纸质照片原则不能塑封。

 二、归档要求

 1、毕业生集体合影

 (1)毕业生集体合影需标注:时间、院系(专业、班级)名称、毕业生届别、并附带与照片内人员位置一一对应的名单(名单在照片下方或背面)。

 (2)电子照片文件名以“XX学院XX级(届)XX专业XX班毕业合影”方式命名。

 2、毕业生人个照

 (1)毕业生个人照片为2寸彩照,照片背面贴上照片贴条,贴条上须标注学院、班级、学号、姓名和身份证号码。照片贴条的打印模板参见湖南大学校史与档案馆首页“表格下载”中“毕业生照片贴条打印模板”。

 (2)各学院到档案与校史馆领取专用照片袋后,将每个人的照片以班级为单位按学号顺序装袋。相袋的插口面为照片正面。

 (3)电子照片文件名以身份证号命名,由教务处统一归档,各学院负责补照电子照片的归档。

 三、归档时间

 2018年6月1日至学校放暑假前。

 请各学院认真做好上述归档材料的收集、整理工作,及时移交至学校档案馆。

 学生毕业照片归档过程中如有问题,请与档案与校史馆袁老师(负责纸质档案归档)、李老师(负责电子档案归档)联系,联系电话88821537。

 特此通知。

 

                                   档案与校史馆

                                 2018年5月21日

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