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关于2017届本专科毕业生学籍材料归档的通知

 

各学院:

为做好2017届本专科毕业生学籍材料归档工作,确保学籍材料完整、准确、规范、及时归档,现将有关事项通知如下:

一、归档内容和时间

2017届本专科毕业生学籍材料归档的主要内容包括照片、成绩总表以及毕业生审批名册(含毕业证、学位证授予名册)。其中,毕业生照片归档时间为2017年6月1日至6月15日;成绩总表归档时间为2017年9月22日至10月31日.

建议:在 9月底学生基本补考完毕后,本科学生成绩单再统一打印归档,以减少因补考学生成绩单反复替换造成工作量增大、格式不统一等问题。

二、归档要求

1、照片

(1)凡毕业的全日制本、专科学生应有个人和班集体纸质照片归档;成教生、留学生均应有集体照归档。  

(2)归档的毕业生个人照片为2寸彩照,照片背面贴上照片贴条,贴条上须标注学院、学号、姓名和身份证号码。照片贴条的打印模板参见湖南大学校史与档案馆首页“表格下载”中“毕业生照片贴条打印模板”。

(3)各学院到档案与校史馆领取专用照片袋后,将每个人的照片以班为单位按学号顺序装袋(相袋的插口面为照片正面)。

(4)归档的学生毕业照合影,要求冲洗为纸质照片(不过塑),图片清晰,照片上标示院(系)、专业和班级,照片背面有相应的人员姓名。

2、成绩总表

(1)归档范围:各类应届毕业生和结业生成绩表、普教本专科毕业生修读第二学位(专业)的成绩和名单、需要补修补考的毕业生和结业生,其补修补考完后的成绩表。

(2)归档的纸质件毕业生成绩总表要以班为单位组卷,按学号顺序自动生成页码,电脑难打印出的姓名,应通过手写完成,打印件必须字迹清楚,格式统一,并分别加盖院系行政公章和教学秘书私章,所盖印章规范、清晰。同时打印全班学生名单表并加盖院系行政印章附在卷首。

3、在移交纸质文件的同时请移交对应的电子文档。

二、归档时间与手续:

1、照片、成绩总表、毕业生审批名册等归档时,需分别填写移交表一式两份,交接双方签名后各存一份(移交表的空白表格请到校档案与校史馆主页的常用表格内下载)。

2、毕业生学籍材料收集归档过程中如有问题,请与档案与校史馆王老师(负责纸质档案归档)、李老师(负责电子档案归档)联系,联系电话88821537。

特此通知。

                                       

                                  档案与校史馆

                                                                                                                          2017年5月22日

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