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关于2017年文件材料立卷归档的通知

 

各学院、机关部处及直附属单位:

    现就2017年全校文件材料立卷归档工作的相关事项通知如下:

一、归档时间

2017年5月1日-2017年6月30

二、归档原则:

根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《湖南大学档案管理办法》(湖大行字【2009】65号),学校将严格实行部门立卷归档制度,各立卷部门须指定一位负责人分管本单位档案工作,并确定1-2名兼职档案员,负责承办各单位文件材料的收集、整理、编页码、录入系统等立卷归档工作。

三、归档内容

凡本单位在2016年1月1日至12月31日工作中形成的对学校和社会有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。各立卷部门归档范围详见档案与校史馆网站“各单位文件材料归档范围”。

四、归档流程:

  1. 收集归档材料;

 2. 整理和组卷;

 3. 拟写案卷标题并录入档案系统;

4. 打印、装订和移交案卷。

五、归档要求及注意事项

1、各单位归档的文件材料应是原件。

2、各部门具体归档工作请参照《湖南大学各类文件材料归档细则》(见附件1)。

3、案卷目录和卷内文件目录的著录请登录档案与校史馆网站 “湖南大学数字档案管理系统”。(系统操作说明与流程详见附件2)

4、各单位在完成以上归档流程后,请把文件材料及时移交档案馆,同时递交《档案移交目录》和《卷内备考表》。《档案移交目录》一式两份,交接双方根据目录内容仔细清点,认真核对,履行签字手续,并各存一份目录。

5、文件材料收集归档过程中如有问题,请与档案与校史馆王老师(负责纸质档案归档)、李老师(负责电子档案归档)联系,联系电话88821537。

 

特此通知。

附件1:《湖南大学各类文件材料归档细则》

附件2:《湖南大学数字档案档案管理系统操作流程》

                                      

                                                                                                                                                                    档案与校史馆

                                                                                                                                                           2017年4月10日

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