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中华人民共和国档案行业标准

档案缩微品制作记录格式和要求

DA/T 29-2002

(2002-11-29发布 2003-04-01实施)

1 范围

  本标准规定了档案缩微品制作记录的种类、基本内容,并对其构成和填写方法提出了要求。
  本标准适用于档案缩微品的制作,其他缩微品制作也可参照执行。

2 规范性引用文件

  GB/T 6159.1 缩微摄影技术 词汇 第一部分:一般术语(GB/T 6159.1-1985,neq IS0 6196-1:1980)
  GB/T 17292 缩微摄影技术 第一代银-明胶型缩微品的质量要求
  DA/T 21 档案缩微品保管规范

3 术语和定义

  GB/T 6159.1 确立的以及下列术语和定义适用于本标准。
  档案缩微品制作记录 production process record of archival microform
  在档案缩微品制作过程中产生的记录各道制作工序实际工作状况的原始文字、表格等,简称为"制作记录"。其内容包括:工序种类、使用设备型号及其参数;出现的问题及处理;缩微品质量检测;各工序的责任人等。

4 制作记录的基本要求

4.1 应是各道制作工序的原始记录材料;制作记录中的文字、数据书写应规范、准确,书写的字迹、材料应符合档案书写字迹、材料的要求。
4.2 应记录以下内容:
  a)制作缩微品的设备名称、种类、型号以及技术状况、参数选择、调节设定等情况;
  b)制作缩微品的胶片种类、乳剂号等;
  c)制作缩微品的人员技术状况(职称、上岗等级等)、各工序的责任人;缩微品制作过程中需要说明的问题;制作的时间等;制作记录中应有各工序制作人员的签字;
  d)档案的原始状况;缩微品中信息与原件信息的差异;缩微品管理代号、检索方式和对应地址;
  e)制作缩微品的依据和技术标准;应达到和实际达到的体现档案缩微品可读性、完整性、保存性和凭证性的技术要求或状况。

5 制作记录的类型

5.1 制作记录一般按照档案缩微品制作的流程建立。前后工序不便于分开记录的,也可将几道制作工序合并记录。
5.2 主要的制作记录类型如下:
  a)缩微拍摄前档案整理编排记录;
  b)缩微拍摄档案制作记录;
  c)缩微胶片冲洗制作记录;
  d)档案缩微品质量检测记录;
  e)档案缩微品拷贝制作记录;
  f)档案缩微品剪接加工制作记录;
  g)档案缩微品拍摄任务批准书;
  h)缩微拍摄档案原件证明书;
  i)缩微拍摄档案说明;
  j)缩微拍摄档案更正补拍说明;
  k)档案缩微品移交清单。

6 制作记录的项目构成和填写要求

6.1 缩微拍摄前档案整理编排记录应包括如下内容 (参见附录A):
  a)全宗名称、全宗号:档案的全宗名称、全宗代号或档案种类、档案的名称;
  b)档案年度:档案原件的形成年度或类别名称;
  c)档案原件的编号与数量:档案原件的卷号、份 (件)号、页 (张)数等;
  d)原件中存在的问题及处理措施:
  1)对档案原件中影响档案缩微品影像可读性、信息完整性、利用凭证性的问题用各种档案的规范用语加以说明;
  2)如果在拍摄前或拍摄中能利用常规技术方法避免或减轻上述问题的影响,则应注明采用的处理措施。
  e)画幅计算:
  1)拍摄档案需要的画幅数量:根据实际拍摄时选用的缩率以及单幅、双幅,合幅,分幅,重复等拍摄方式,计算出的拍摄画幅数量;
  2)拍摄标板需要的画幅数量:根据实际拍摄需要计算出的测试技术标板、标识标板、凭证标板、说明标板等所占的画幅数量;
  3)其他需要拍摄的画幅数量:根据实际拍摄计算出的卷皮、档案目录(案卷目录、卷内目录)和备考表等所占的画幅数量缩微品中使用的检索符号和空拍所占的画幅数量。
  f)检索方式:缩微品中使用的检索方式;
  g)缩率:拍摄所选择的缩率,一般用比例或分式表示为1:25或1/25。
6.2 缩微拍摄档案制作记录应包括如下内容 (参见附表B):
  a)全宗名称、全宗号:同6.la);
  b)缩微胶片盘 (轴)、张号:依照胶片的基本单位编制的代号;
  c)摄影机型号、编号;
  d)曝光方式、参数选择、缩率选择:
  1)曝光方式宜填写:自动、手动、顶光照明、底光照明;
  2)参数选择宜填写:自动曝光增减补偿值、手动曝光快门和光卷选择值、顶光或底光选择值等。分别注明本盘 (轴)、张胶片所用的缩率。
  e)拍摄胶片型号、乳剂号;
  f)工作记数:摄影机起止工作记数和缩微号;
  g)档案起止年代、卷号、份 (件)号与摄影机起止工作记数、缩微号、光点设置等检索信息应相互对应;
  h)拍摄情况说明:拍摄过程中需要注明的情况及机器运转情况。
6.3 缩微胶片冲洗制作记录应包括如下内容 (参见附录C):
  a)全宗名称、全宗号:同6.la);
  b)缩微胶片盘 (轴)、张号:同6.2b);
  c)冲洗机型号、编号;
  d)显影液种类、配比、药液温度;
  e)定影液种类、配比;
  f)漂洗水温度、水压、水流量;
  9)胶片干燥温度;
  h)胶片冲洗速度;
  i)已冲洗胶片数量、补充药液情况;
  j)冲洗控制片密度参数:分别填写基准密度(RD)、最高密度(HD)、最低密度(LD)
  k)冲洗胶片型号、种类、规格、代数、影像极性、长度、厚度;
  l)冲洗情况说明:冲洗过程中需要说明的情况及机器运转情况。
6.4 档案缩微品质量检测记录应包括如下内容 (参见附录D):
  按照GB/T 17292进行质量检测并做记录。
  a)全宗名称、全宗号:同6.1a);
  b)缩微品盘 (轴)、张号:依照缩微品的基本单位编制的代号;
  c)档案起止年代、卷号;
  d)缩微品的种类、规格、代数、影像极性、长度、厚度;
  e)密度值检测:最高背影密度、最低背景密度、拷贝参考背景密度、片基加灰雾密度、6%灰板密度以及片头和片尾的50%灰板密度或80%灰板密度;
  f)解像力检测:按拍摄档案所用的缩率分别检测的片头和片尾解像力数值;
  g)海波残留量检测:海波残留量数值及所有的测试方法;
  h)胶片外观质量情况;
  i)错误率:拍摄中出现的错误比例;
  j)检测情况说明:质量检测记录中本包含的和其他需要说明的情况;
  k)出现问题的处理意见和检测结果。
6.5 档案缩微品拷贝制作记录应包括如下内容 (参见附表E):
  a)全宗名称、全宗号:同6.1a);
  b)缩微品盘 (轴)、张号:同6.4b);
  c)拷贝机型号、编号和拷贝片种类 (银盐、重氮、微泡);
  d)曝光数值、拷贝速度;
  e)母片的型号、规格、代数、影像极性、最高背景密度、最低背景密度、拷贝参考背景密度、片基加灰雾密度、6%灰板密度、50%灰板密度;
  f)拷贝片的型号、规格、代数、影像极性、种类;
  g)拷贝情况说明:拷贝过程中需要说明的情况及机器运转情况。
6.6 档案缩微品剪接加工制作记录应包括如下内容 (参见附表F):
  a)全宗名称、全宗号:同6,1a);
  b)缩微品盘 (轴)号:依照缩微品的基本单位编制的代号;
  c)剪接加工原因:更正、补拍、插封套、装开窗卡、接片等;
  d)剪接加工位置:需剪接加工部分在档案中的位置和缩微品中的位置;
  e)插封套和装开窗卡的方式、数量、对应编号;
  f)剪接加工情况说明:剪接加工过程中需要说明的情况。
6.7 制作档案缩微品拍摄任务批准书应包括如下内容 (参见附录G);
  a)批准任务者和接受任务者均应注明单位、职务、姓名,并应有盖章或签字;
  b)缩微制作目的;
  c)缩微制作要求;
  d)缩微制作档案的内容、年度、数量。
6.8 缩微拍摄档案原件证明书应包括如下内容 (参见附录H):
  a)档案保管 (所有)单位;
  b)档案真实性、完整性、排列顺序鉴定核准说明;
  c)档案的名称、年度、数量;
  d)证明单位 (鉴定单位)名称、盖章;
  e)拍摄批准人签字。
6.9 缩微拍摄档案说明应包括如下内容 (参见附录I):
  a)全宗名称、全宗号:同6.1a);
  b)缩微摄制的依据和技术标准,
  c)为保证缩微品可读性、完整性、真实性、可存性要说明的问题;
  d)各制作工序人员的技术状况 (职称、上岗等级等)、姓名 (签名);
  e)摄制中需要说明的问题。
6.10 缩微拍摄档案更正补拍说明应包括如下内容 (参见附录J):
  a)全宗名称、全宗号:同6.1a);
  b)更正补拍理由;
  c)更正补拍结果:更正补拍档案的档号、内容、在缩微胶片中的位置、画幅数量;
  d)更正补拍情况说明:更正补拍过程中需要说明的情况,
  e)更正补拍核准核对人。
6.11 档案缩微品移交清单应包括如下内容 (参见附表K):
  a)全宗名称、全宗号:同6.la);
  b)缩微品的种类、规格、代数、影像极性、盘 (轴)、张号和数量;
  c)各盘 (轴)、张缩微品和档案原件对应情况;
  d)移交者、接收者签字。

7 制作记录的存档

  合格的档案缩微品应有该缩微品制作过程中形成的各种制作记录。制作记录一般依
  据缩微品制作流程顺序先后排列,其保存时间应与档案缩微品保存期限一致(见DA/T 21)。

附录 (略)

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